Header image for AI implementeren in je organisatie: Een praktische gids in 3 stappen

AI implementeren in je organisatie: Een praktische gids in 3 stappen

Gepubliceerd op: 28-01-2025

Deze gids is opgesteld door AI-ontwikkelaar AI voor Impact in samenwerking met AI-consultant Maarten Mulder van Anzanote

Wist je dat het gebruik van AI tools zoals ChatGPT op de werkvloer in Nederland achterblijft ten opzichte van andere Europese landen? Dit komt ten eerste doordat werknemers te weinig worden uitgenodigd om kennis te maken met deze tools. En onbekend maakt onbemind. Daarnaast zien we dat mensen die wel openstaan voor het gebruik van ChatGPT vaak niet goed weten hoe ze deze krachtige tool ten volste kunnen benutten. Bovendien blijkt dat voor veel medewerkers onduidelijk is of en hoe AI mag worden gebruikt. Een gebrek aan duidelijk beleid vertraagt de adoptie.

En dat terwijl gebruik van AI tools de kwaliteit en productiviteit van werk enorm kan verbeteren. Het is zonde om de kansen die AI biedt te laten liggen door onbekendheid, onbekwaamheid en onduidelijke richtlijnen. Daarom hebben wij een praktische gids ontwikkeld, waarmee je in 3 stappen het gebruik van AI tools binnen je organisatie op een verantwoorde en leuke manier kan vergroten.

Wat is AI?

Tot enkele jaren geleden was AI vooral bekend vanwege haar voorspellende kwaliteiten, bijvoorbeeld het voorspellen van welke Netflix-serie aansluit bij je interesses of het voorspellen van de route naar je bestemming met de minste vertraging. Sinds de lancering van ChatGPT in november 2022 is er steeds meer aandacht voor ‘generatieve’ AI, technologie die zelf teksten en afbeeldingen kan genereren. Wat generatieve AI uniek maakt is dat het in staat is om menselijke taal te begrijpen, waardoor het heel laagdrempelig te gebruiken is.

Stap 1 - Inspireren

In het verleden was het vaak mogelijk om nieuwe technologische ontwikkelingen te integreren in de bedrijfsvoering als een select deel van de organisatie wist hoe je er gebruik van kon maken. Meestal waren dit mensen van de afdeling innovatie of IT. Bij generatieve AI werkt dit anders, omdat dit voor nagenoeg alle verschillende expertises een enorm waardevol verlangstuk kan zijn. Daarom is het belangrijk dat alle medewerkers (of tenminste een significant gedeelte van alle verschillende afdelingen) goed met generatieve AI tools leert werken.

Hoewel veel mensen inmiddels wel van ChatGPT en andere AI tools gehoord hebben, is er nog steeds een grote meerderheid van de werknemers die deze tools niet of nauwelijks gebruikt op de werkvloer. Voor een deel is dit te verklaren doordat mensen een negatief gevoel hebben bij technologische ontwikkeling in het algemeen en AI in het bijzonder. In andere gevallen hebben mensen wel eens geprobeerd om ChatGPT te gebruiken, maar kregen ze door beperkte kennis over het stellen van de juiste vraag een onbevredigend antwoord terug. Deze onbekendheid en onbekwaamheid zijn enorme drempels voor het gebruik van generatieve AI tools.

Drempels wegnemen

Voordat je als organisatie de mogelijkheden van generatieve AI ten volste kan gaan benutten, is het van cruciaal belang om de drempels van onbekendheid en onbekwaamheid weg te nemen. Dit kan eigenlijk alleen door zelf aan de interactie met ChatGPT of aanverwante AI tools aan te gaan, onder begeleiding van iemand die vertelt hoe het precies werkt en hoe je de juiste vragen kan stellen. Dit kan worden gedaan door een enthousiaste medewerker die al ervaring heeft met AI en goed weet hoe je er mee moet werken, of door een externe facilitator in de vorm van een inspiratiesessie of training.

Ethiek en begrip

Bij deze kennismaking van generatieve AI tools is het belangrijk om stil te staan bij de ethische context rond de ontwikkeling en het gebruik van deze tools. Zo kunnen medewerkers hun zorgen uiten en kunnen tegelijkertijd opgeblazen verhalen uit de media in perspectief worden gezet. Daarnaast is het van groot belang om te benadrukken dat verantwoord en effectief gebruik van generatieve AI tools niet zo eenvoudig is als het in eerste instantie lijkt. Alleen met een kritische mindset en de juiste skills kan onjuiste output van de software (ook wel ‘hallucinaties’ genoemd) worden omzeild en authenticiteit worden geborgd.

Spelenderwijs leren

Om echt vertrouwd te raken met het werken met generatieve AI tools moeten werknemers de kans krijgen om zelf op een speelse manier te experimenteren. Dit kan door aan de slag te gaan met onderwerpen die relevant zijn, maar niet te complex. Aangezien de technologie is geoptimaliseerd voor menselijke communicatie, kan je door er zelf mee te werken snel ervaren hoe eenvoudig het werkt en hoe het je kan helpen om je werk productiever en leuker te maken.

De inspiratiefase is een cruciale stap in de reis naar AI-integratie. Door medewerkers bekend en enthousiast te maken over AI, zetten we de eerste stap naar een organisatie die optimaal gebruikmaakt van wat generatieve AI te bieden heeft.

Stap 2 - Toepassen

Nu jij en je team zijn geïnspireerd door de mogelijkheden van AI, is het tijd om deze technologie actief toe te gaan passen in je dagelijkse werkzaamheden. Deze stap is essentieel voor het omzetten van theoretische kennis naar praktische vaardigheden en bestaat uit twee belangrijke onderdelen: kennis opdoen en verdiepen.

Kennis opdoen

Om generatieve AI effectief voor complexe toepassingen te kunnen gebruiken, is het belangrijk dat medewerkers een solide basis hebben van wat deze technologie kan doen en de beperkingen ervan. De training in deze stap gaat een niveau dieper en richt zich op:

  • Kennis over de tools: De verschillende tools zoals ChatGPT hebben meer functies dan alleen het stellen van vragen. Om de tools goed te kunnen gebruiken is het van belang om deze verschillende functies te kennen en te weten hoe je ze kan toepassen in de context van jouw werkzaamheden
  • Realiteitscheck: Erkennen dat AI veel kan, maar niet perfect is. Het is een hulpmiddel, geen oplossing voor alles.
  • Praktische training: Organiseer sessies die verder gaan dan inspiratiesessies. Denk aan het uitdagen van deelnemers met praktische oefeningen zoals:
    • Brainstormen over onderwerpen met behulp van generatieve AI.
    • Het aanleren van skills om goede, genuanceerde "prompts" te schrijven.
    • Het uitvoeren van simpele taken zoals het schrijven van een social media post in samenwerking met generatieve AI.
Verdiepen

Met een goede basiskennis kunnen medewerkers zich nu richten op het verdiepen van hun AI-gebruik. Dit betekent dat ze niet alleen AI gebruiken voor eenvoudige taken, maar het integreren in complexe workflows en projecten:

  • Projecten verrijken met AI: Begin met projecten die een duidelijke kop en staart hebben, en gebruik AI om productiviteit of kwaliteit te verbeteren. Voorbeelden zijn:
    • Een marketingcampagne van enkele maanden waarbij AI wordt ingezet voor contentproductie en data-analyse.
    • Het opstellen van een fondsenwervende aanvraag in samenwerking met AI tools
    • Het verkrijgen van waardevolle inzichten uit bedrijfsdata.
    • Het ondersteunen van onderzoeksprocessen met AI tools.

Door deze stappen te volgen, kunnen organisaties AI niet alleen beter begrijpen, maar ook op een betekenisvolle manier integreren in hun dagelijkse processen. Dit zorgt voor een efficiëntere en innovatievere werkomgeving, wat uiteindelijk leidt tot betere resultaten.

Stap 3 - Integreren

Je hebt nu de eerste twee stappen doorlopen: je team is geïnspireerd en heeft geleerd AI toe te passen in hun dagelijkse werkzaamheden. De volgende stap is om AI zo te integreren dat het een onmisbaar onderdeel van je organisatie wordt

Zodra bedrijven AI volledig omarmen, worden AI-assistenten en tools niet alleen interessant maar essentieel. Denk aan deze assistenten als collega’s die routinewerkzaamheden uit handen nemen en data omzetten in directe actiepunten.

Een inspirerend voorbeeld van AI-integratie is van de Stichting Je Leefstijl Als Medicijn met hun AI-assistent Lampie ontwikkeld door AI-ontwikkelaar AI voor Impact. Deze tool biedt gepersonaliseerd leefstijladvies aan duizenden mensen, waardoor zij dagelijks hun gezondheid kunnen verbeteren. Dit laat zien hoe AI niet alleen bedrijfsprocessen kan ondersteunen, maar ook een directe impact kan hebben op de buitenwereld.

Praktische Stappen voor Integratie

  1. Interne Expertise Inzetten: Laat je IT-afdeling of een medewerker met AI-ervaring het voortouw nemen in het plaatsen of ontwikkelen van AI-tools die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van je organisatie.
  2. Externe Samenwerking: Als interne expertise ontbreekt, schroom dan niet om samen te werken met externe specialisten die je kunnen begeleiden in de ontwikkeling en implementatie van AI-oplossingen.
  3. Continu Evalueren en Aanpassen: Houd bij de integratie van AI rekening met continue evaluatie van de processen. Wat werkt goed? Waar is verbetering nodig? AI moet een dynamisch onderdeel zijn dat zich aanpast aan veranderende bedrijfsdoelen.

Door AI niet alleen toe te passen maar volledig te integreren in je organisatie, transformeer je AI van een hulpmiddel tot een strategische partner. Deze stap is cruciaal om de volledige voordelen van AI in je bedrijfsvoering te benutten.

Zet de Volgende Stap met AI

We hebben in dit artikel een praktische gids aangeboden in drie fasen om AI succesvol in je organisatie te integreren. Door te beginnen met inspireren in stap 1, raken werknemers vertrouwd met AI als hulpmiddel in hun dagelijkse werkzaamheden. Vervolgens wordt in stap 2 van toepassen gekeken naar het actief implementeren van AI in werkprocessen, om de efficiëntie te verhogen en nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Ten slotte richt stap 3 zich op integreren. Zo wordt AI een fundamenteel onderdeel in je bedrijfsprocessen. Een voorbeeld hiervan zijn AI-oplossingen die de organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen.

Het is tijd om in actie te komen. Bepaal in welke fase jouw organisatie zich bevindt en begin met de implementatie. Zoek een enthousiaste medewerker met ervaring in AI, boek een workshop of training met een AI-consultant zoals Maarten Mulder van Anzanote, of ga in gesprek met een AI-ontwikkelaar zoals AI voor Impact om je organisatie voor te bereiden op een toekomst waarin AI een cruciale rol speelt. Door deze stappen te volgen, bereik je niet alleen de volle potentie van AI binnen je organisatie, maar bereid je je ook voor op nieuwe innovaties en uitdagingen die de toekomst zal brengen.